Tema u fokusu

Nužnost digitalizacije poslovanja posebno se pokazala u vrijeme pandemije


U vrijeme „prisilne izolacije“ se kao ključno pokazalo da preduzeće mora imati jasno razvijenu organizacijsku strukturu, da su poslovni procesi definirani i prilagođeni za digitalni svijet te da zaposleni imaju sve potrebne pristupe do najbitnijih podataka i dokumenata, koje trebaju pri radu.

Iako su do sada rijetki od nas mogli od kuće završavati svoje poslovne obaveze i iako nam je djelovalo da većina nas ostalih to ni u kojem slučaju ne bismo mogli uraditi, pandemija koronavirusa koja je našu zemlju i sve u njoj zatvorila sredinom marta, pokazala nam je da je to itekako moguće. U početku je to za određena zanimanja bilo vrlo teško, jer je to bio prvi put da se susreću sa takvim načinom rada, radom od kuće, ali za kratko vrijeme pokazalo se da je to moguće.

Tako je, iako je sve bilo zaustavljeno, dobar dio poslova se obavljao preko online servisa. Preduzeća, koja su i ranije koristila neke usluge u oblaku, su se lakše suočila sa realnošću da je digitalizacija poslovanja nužna. S druge strane, neka preduzeća su gasila požare i pokušala se što bolje snaći u datoj situaciji. Sada, kada se situacija smiruje, možemo razmotriti najbolje alate i postaviti prave smjernice na kojima bi se temeljila nova, digitalna kultura rada.

Tehnologija je jedna strana medalje, druga strana je način razmišljanja

Pri digitalnoj transformaciji nije dovoljno fokusirati se samo na uvođenje novih tehnologija. To jeste nužan, ali ne i dovoljan uslov. U suštini to je poslovni izazov, koji zahtijeva promjene organizacijske kulture, ljudi, poslovnih procesa i modela. Digitalna transformacija je također proces razvoja novih odnosa sa kupcima i prepoznavanje njihovih potreba te još mnogo toga više. Pri tome je tehnologija samo osnova, koja omogućava nesmetanu komunikaciju i razmjenu informacija među zaposlenim, te među zaposlenim i kupcima, dobavljačima i poslovnim partnerima.

Rješenja i usluge u oblaku – poznato, a premalo se koristi

Pri radu od kuće zaposleni bez problema pregledaju izdane račune, narudžbe, zalihe itd., bez da napuste svoj dom. Uz pomoć poslovnog programa, koji radi u oblaku kakav je PANTHEON Cloud, je pregled nad poslovanjem svaki trenutak dostupan na klik, što zaposlenim i preduzećima omogućava veliku prilagodljivost. Poslovni program je osnova. U kompaniji Datalab su razvili i nekoliko alata za digitalizaciju i optimizaciju poslovanja, kao što su:

eDokumentacijabesplatna do 31.8.2020: Dokumentacioni sistem je skladište cjelokupne dokumentacije koju preduzeće koristi. U eDokumentaciji se mogu čuvati svi dokumenti koji su do sada čuvani u registratorima ili su kružili po preduzeću. Svi neophodni dokumenti dostupni su na klik, a fizički prostor u kome su do sada čuvani papirni dokumenti znatno se smanjuje. U slučaju bilo kakvog problema (požari, poplave…) dokumenti su sigurni i bezbjedni u digitalnoj arhivi u oblaku.

eKnjiženje – besplatno do 31.8.2020: Za razliku od eDokumentacije koja čuva original papirnog dokumenta koji je skeniran, eKnjiženja dopunjuju eDokumentaciju OCR modulom koji automatski prepoznaje račune i unosi ih u program. Šta to znači u praksi? Nema više prekucavanja! eKnjiženje je sistem za prepoznavanje sadržaja skeniranih računa ili dokumenata u PDF formatu, što omogućava snimanje i pretvaranje podataka s papirnog dokumenta u oblik elektronskog računa, a samim tim i automatsko knjiženje u bilans stanja i glavnu knjigu. U odnosu na ručno, eKnjiženje predstavlja znatno jeftiniji i brži način unosa podataka, nudi mogućnost prikupljanja velikog broja faktura u kratkom periodu, a mogućnost greške svedena je na minimum.

Sigurnosna kopija (Backup) – besplatno do 31.8.2020: O gubitku podataka nikada ne razmišljamo kao o trošku dok nam se ne dogodi. Nažalost, svi pamtimo primjere požara ili poplava zbog kojih je nekim kompanijama bio ugrožen opstanak. Sigurnosna kopija nam omogućava da baze podataka čuvamo na udaljenoj sigurnoj lokaciji u oblaku. Smisao kopiranja podataka na sigurno mjesto je da, ukoliko dođe do nepredviđenih situacija (hakerskih napada, požara, poplava i sl.), možemo vratiti izgubljene podatke lako i brzo.

PANTHEON WorkFlow – besplatno uključen u sve PANTHEON licence: Zamislite situaciju u kojoj su zaposleni oslobođeni razmišljanja o tome koga obavijestiti o nekim poslovnim promjenama, ko odlučuje o nekoj stvari, ko treba da potvrdi neki trošak itd. Sve je to moguće uz optimizaciju poslovnih procesa. WorkFlow definiše korake u poslovnim procesima koji se svakodnevno ponavljaju u preduzeću. Optimiziraju se, automatiziraju i ubrzavaju rutinski, ponavljajući zadaci, koji zaposlenima oduzimaju vrijeme. Glavni cilj je da WorkFlow rastereti zaposlene od ovih ponavljajućih i zamornih zadataka kako bi im ostalo više vremena za „pametnije stvari”. PANTHEON WorkFlow omogućava prije svega bolju kontrolu nad procesima u preduzeću, zatim niže troškove učenja poslovnih procesa i upotrebe PANTHEON-a od strane zaposlenih.

Prelazak na bespapirno poslovanje je nužan

Poslovni modeli, načini poslovanja i naša budućnost se mijenjaju. Prelazak na bespapirno poslovanje i digitalizacija su tako postali nužni za uspješnu budućnost preduzeća. To je postalo najviše očigledno u vrijeme krize – optimizacija odnosno automatizacija poslovanja mora biti dostupna svim tipovima i veličinama preduzeća.

„U Datalabu zagovaramo digitalizaciju preduzeća u Bosni i Hercegovini. Naš cilj je da omogućimo svojim klijentima što lakši prelazak na digitalno poslovanje i pozivamo i vas – GO DIGITAL!“, poručili su iz Datalaba.

Više o GoDigital ponudi i besplatnim digitalnim alatima saznajte ovdje.