Bosanskohercegovačka kompanija posvećena digitalizaciji poslovnih procesa, Cloud Finances d.o.o., razvila je prvog AI asistenta za administraciju u BiH. S fokusom na elektronsku razmjenu dokumenata i elektronsko arhiviranje i automatizaciju ručne obrade dokumentacije putem platforme Company in Clouds (CiC), njihov cilj je omogućiti firmama efikasnije poslovanje kroz napredna cloud rješenja te ih osvijestiti o važnosti digitalizacije, čak iako su još uvijek “mikro ili mali”.
Suvlasnica i direktorica Cloud Finances d.o.o. Sarajevo Aida Begović, po zanimanju je certifikovani računovođa, ali već nekoliko godina sa svojim timom radi na razvoju softverskih rješenja koja imaju za cilj da budu što jednostavnija i lakša za upotrebu te da budu što korisnija našem tržištu, koje je, kako znamo, u haosu što se tiče administrativnih poslova.
„Cilj nam je imati prilagođeno domaće rješenje koje će omogućiti svim firmama, bez obzira na veličinu, da po povoljnim cijenama digitaliziraju svoje poslovne procese u skladu sa svjetskim standardima“, kaže direktorica Begović u intervjuu za Poslovne novine.
Ne radite više, već pametnije
Koje usluge nudi Cloud Finances malim i srednjim preduzećima, odnosno na koji način platforma Company in Clouds može unaprijediti njihovo poslovanje?
„Kreirali smo platformu CiC s ciljem da sva dokumentacija jedne firme – bilo da je mikro, mala, srednja ili velika – bude smještena na sigurnom i organizovanom mjestu u oblaku. Naš sistem izgleda i funkcioniše poput klasičnih foldera na računaru, tako da je jednostavan za korištenje. Zašto je to važno? Važno je jer eliminiše bespotrebno traganje po registratorima, e-mailovima i aplikacijama poput Vibera. Umjesto da gubite vrijeme na traženje i slanje dokumenata, sve možete arhivirati i dijeliti u nekoliko klikova – bilo s računovodstvom, kolegama ili poslovnim partnerima. To znači manje kopiranja, manje papira, bolju organizaciju i bržu razmjenu dokumentacije u realnom vremenu, što u konačnici dovodi i do veće efikasnosti i boljeg poslovanja.
Drugi ključni segment naše platforme je automatizacija unosa podataka. Znamo koliko vremena i resursa odlazi na ručni unos faktura, otpremnica i drugih dokumenata u Excel ili računovodstvene programe. Zato CiC koristi umjetnu inteligenciju kako bi umjesto vas prepisao baš one podatke koji korisniku trebaju sa tih dokumenata, čime štedite sate i sate rada plus minimizirate mogućnost grešaka.
Zamislite našu platformu kao virtuelnog kolegu pripravnika, koji je tu da vam olakša dosadne poslove na koje gubite dragocjeno vrijeme. Naša rješenja su proizišla iz realnih potreba – kako iz mog vlastitog iskustva rada u računovodstvenoj agenciji, tako i iz izazova s kojima su se susretali naši klijenti u svakodnevnom poslovanju, konkretno kod dostave otpremnica sa terena, njihove evidencije i fakturisanja prema krajnjim kupcima.
Na kraju dana, vjerujem da efikasan rad ne znači raditi više, već raditi pametnije. Tehnologija nam omogućava da završimo više posla u kraćem vremenu i da ostavimo više prostora za ono što nam je zaista važno – ljude koje volimo i život izvan posla.
Ubrzavanje administrativnih procesa
Kako Vaša kompanija može pomoći malim i srednjim preduzećima da prepoznaju i implementiraju cloud rješenja za poboljšanje efikasnosti i smanjenje troškova?
Kroz individualne konsultacije, pomažemo malim i srednjim preduzećima da, prije svega, razumiju vlastite potrebe. Vrlo često firme, posebno mikro i male, nisu ni svjesne prednosti digitalizacije i e-poslovanja. Često čujemo: “Nama to ne treba, imamo malo dokumentacije.” Ali upravo njima to najviše treba jer je dobra administracija temelj svakog uspješnog poslovanja. Kada se organizacija postavi ispravno od početka, nema razloga za brigu kada firma naraste.
Drugi čest argument je: “Imam operatere koji unose podatke.” Ali, ako se taj unos i dalje radi ručno, to znači da se prekovremeni sati i vikendi troše na kontrole za PDV obračune, plate i završne izvještaje, dok bi taj kadar mogao biti odmah angažovan na kontroli podataka koje naš sistem obradi umjesto njega. Time se postiže dvostruka provjera, preciznije izvještavanje i veća kvaliteta usluge.
Na našem tržištu digitalizacija je za mnoge još uvijek apstraktan pojam, a promjene se doživljavaju s otporom. No, svjedočimo digitalnoj revoluciji i svi ćemo – htjeli to ili ne – morati da se prilagodimo. Zato kroz razgovore i konsultacije nastojimo osvijestiti firme o mogućnostima koje su im dostupne, od digitalnog potpisivanja dokumenata do potpune automatizacije administracije.
Implementacijom CiC-a, firme ne samo da smanjuju troškove vezane za papir, štampu, dostavu i arhiviranje dokumentacije, već i značajno ubrzavaju administrativne procese. Digitalizacija znači bržu obradu dokumenata, lakšu pretragu, bolju organizaciju i usklađenost s propisima.
Ne čekajte posljednji trenutak da vas zakon natjera na promjene, budite korak ispred i iskoristite prednosti digitalizacije na vrijeme.
Postoji li „najbolje vrijeme“ za prelazak na cloud infrastrukturu?
Najbolje vrijeme je sada. Pandemija i ubrzana digitalizacija pokazale su koliko je važno imati pristup podacima s bilo koje lokacije. Što prije firma pređe na digitalni način poslovanja, to će brže osjetiti benefite – smanjenje troškova, efikasniji rad i jednostavniju organizaciju poslovnih procesa.
A dodatni plus? Digitalizacija može biti i jako zanimljiv proces, samo je potrebno napraviti prvi korak.
Implementacija i benefiti
Kako izgleda proces implementacije cloud rješenja kroz Company in Clouds?
Proces implementacije odvija se kroz nekoliko ključnih koraka:
- Analiza potreba – Kroz konsultacije s klijentom definišemo specifične zahtjeve i ciljeve.
- Postavljanje sistema – Pripremamo inicijalno okruženje prilagođeno potrebama firme.
- Testiranje i obuka – Korisnici prolaze kroz testiranje sistema, uz mogućnost dodatnih prilagodbi.
- Samostalni rad i podrška – Kada je korisnik spreman, preuzima rješenje, a naš tim ostaje na raspolaganju za podršku.
Cijeli proces može trajati, u prosjeku, 14 dana, u zavisnosti od kompleksnosti poslovnih procesa firme. CiC tim preuzima sve korake implementacije, a korisnik dobija gotovo rješenje spremno za upotrebu.
Koje dugoročne koristi preduzeća mogu očekivati korištenjem Company in Clouds?
Dugoročne koristi uključuju:
- Bolju organizaciju i efikasnije upravljanje dokumentacijom – Dobra organizacija je pola obavljenog posla.
- Značajne uštede vremena i administrativnih troškova – Manje ručnog unosa podataka, manje papira i fizičke razmjene dokumentacije.
- Bržu obradu dokumenata i bolju kontrolu – Automatska obrada, centralizovana dokumentacija i elektronska razmjena smanjuju mogućnost ljudskih grešaka i neažurne dostave dokumenata.
- Sigurnost i dostupnost dokumenata s bilo koje lokacije – Klijenti imaju pristup dokumentima kad god im zatrebaju.
U Cloud Finances ne tvrdimo da firme ne trebaju čuvati fizičku dokumentaciju – to je i dalje u skladu s važećim propisima. Međutim, praksa pokazuje da digitalni oblik postaje standard jer inspekcije sve češće zahtijevaju dokumentaciju u digitalnom formatu, a kroz CiC ona se može dostaviti jednim klikom.
Sigurnost podataka kao prioritet
Kako osiguravate sigurnost podataka na svom cloud sistemu?
Sigurnost podataka nam je prioritet. CiC koristi enkripciju podataka, sigurnosne protokole i redovne backup kopije kako bi osigurao potpunu zaštitu informacija. Svi podaci se čuvaju u sigurnim data centrima, uz stroge kontrole pristupa. Naš sistem je zasnovan na AWS (Amazon Web Services) platformi, koja pruža vrhunsku sigurnost i skalabilnost. AWS je lider u industriji sa naprednim sigurnosnim mjerama, uključujući fizičku zaštitu infrastrukture, višeslojnu zaštitu podataka i kontinuirano praćenje sistema. Korištenje AWS-a omogućava nam visoku dostupnost i pouzdanost, a klijentima pruža sigurnost da su njihovi podaci u potpunosti zaštićeni i dostupni u svakom trenutku.
Sjećam se vremena kada su cloud rješenja tek počela pojavljivati i ljudi su se bojali prelaska na njih. Mnogi su više vjerovali u svoje lokalne servere, hard diskove i druge fizičke uređaje, ali, nažalost, to je često dovodilo do gubitka podataka zbog kvara opreme, požara ili čak krađe. Srećom, svijest o sigurnosti podataka i prednostima cloud tehnologija se značajno promijenila, te danas sve više kompanija prepoznaje koliko je sigurno i pouzdano pohranjivati podatke u cloudu.
Može li prelazak na cloud tehnologije pomoći MSP-ima da postanu konkurentniji?
Apsolutno. Prelazak na cloud tehnologije omogućava malim i srednjim preduzećima da rade brže, efikasnije i s manjim troškovima. Digitalizacija poslovanja daje im priliku da se fokusiraju na rast i inovacije, umjesto na administrativne zadatke. U današnjem svijetu, digitalizacija nije samo potreba, već i trend. Svi koji prate te trendove postaju atraktivniji i konkurentniji na tržištu. Niko od nas ne želi da bude “demode”, zar ne?
Rješenje prilagođeno svim djelatnostima
Koji su najčešći problemi MSP-a u implementaciji IT rješenja i kako ih Company in Clouds pomaže prevazići?
Najčešći problemi MSP-a u implementaciji IT rješenja uključuju otpor prema promjenama, nedostatak tehničkog znanja i strah od dodatnih troškova. Mi pomažemo preduzećima da prevaziđu ove prepreke kroz postepenu implementacijuiobuke, pružajući im kontinuiranu podrškutokom cijelog procesa prelaska na digitalno poslovanje. Osim toga, nudimo izuzetno jednostavna rješenja koja mogu koristiti sve generacije. Kao što sam spomenula na početku, rad u aplikaciji je sličan radu na vašem računaru – folderi, podfolderi, pretrage – tako da jednostavnost naših rješenja stvarno privlači korisnike. Na kraju, naši korisnici zaista zavole naš sistem i prigrle svog novog virtuelnog kolegu – pomoćnika/pripravnika. Također, cijena naših usluga je vrlo povoljna, a za određene korisnike nudimo i besplatne usluge, čime omogućavamo svim preduzećima, bez obzira na veličinu, da pređu na digitalno poslovanje bez dodatnog finansijskog i vremenskog opterećenja. Često čujemo: „Nemam vremena da se time bavim“, ali s nama investirate minimalno vremena, a implementacijom CiC-a u konačnici štedite i vrijeme i resurse, osiguravajući dugoročne uštede.
Jesu li specijalizirane cloud usluge prilagođene određenim industrijama ili su pogodne za sve djelatnosti?
Naša rješenja su prilagođena svim djelatnostima, jer, na primjer, ne postoji firma koja nema odjel računovodstva i administracije, u kojima se obično obrađuje puno dokumentacije ručno, niti firma koja ne vrši ručni unos podataka. Ono što nas posebno izdvaja je što se CiC može povezati sa različitim programima i aplikacijama kod korisnika i prilagoditi specifičnim potrebama, bilo da se radi o trgovini, proizvodnji, računovodstvu ili uslužnim djelatnostima. CiC je dostupan i potreban svima koji razmišljaju pametno, a definitivno najveće benefite će vidjeti oni koji ručno prekucavaju puno dokumentacije, jer poslovi koji su ranije trajali pet dana svode se na nekoliko sati. Probajte i uvjerite se sami.
